秘書技能期末復習指導 第一部分基本要求

　　二、公文的制發程序

　　公文的制發程序又叫發文辦理。發文辦理指以本機關名義制發公文的過程，包括草擬、審核、簽發、復核、繕印、發文注冊、用印、發文登記、分發等程序。

　　第二節公文的格式

　　國家質量技術監督局于1999年12月27日發布了新的國家標準（GB/T9704—1999）《國家行政機關公文格式》將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三個部分。

　　二、公文眉首格式

　　1、發文機關標識（公文版頭）：由發文機關全稱或規范化簡稱后面加“文件”組成；對一些特定的公文可只標識發文機關全稱或規范化簡稱。

　　2、公文份數序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。也叫印制編號，用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第1行。

　　3、發文字號：發文字號由發文機關代字、年份和序號組成。發文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識。

　　4、簽發（會簽）人：上報的公文需標識簽發人姓名，平行排列于發文字號右側。

　　5、秘密等級和保密期限：如需標識秘密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。

　　6、緊急程度：如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。

　　7、紅色反線：紅色反線（間隔橫線）的作用在于把眉首部分與主體部分隔開。

　　三、公文主體格式

　　1、公文標題：紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。

　　2、主送機關：標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最后一個主送機關名稱后標全角冒號。

　　3、公文正文格式：主送機關名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行。

　　4、附件及附件說明：公文如有附件，在正文下一行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。

　　5、印章（發文機關名稱）。

　　6、簽署：簽署是發文時，由機關領導人在公文落款處簽寫姓名或加蓋簽名章，代表公文的作者，證實公文的執行效果。

　　7、成文日期：用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“○”。

　　8、附注：（文件發到哪一級）公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2個字加圓括號標識在成文時間下一行。

　　四、版記（文尾）格式

　　1、主題詞：主題詞用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號詞目用3號小標宋體字；詞目之間空1字。

　　2、抄送：公文如有抄送，在主題詞下一行；左空1字用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；回行時與冒號后的抄送機關對齊；在最后一個抄送機關后標句號。

　　3、印發機關和印發時間：位于抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）占1行位置；用3號仿宋體字。印發機關左空1字，印發時間右空1字。印發時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。

　　4、版記中的反線和版記的位置：版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。

　　五、公文的特定格式

　　特定格式有三種：信函格式、命令格式、會議紀要格式。

　　第三節文種辨析與擬寫

　　國務院XX年8月24日發布的《國家行政機關公文處理辦法》列出的13類公文：命令（令）、決定、公告、通告、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。

　　1、了解命令的用途。

　　《國家行政機關公文處理辦法》規定命令適用于依照有關法律發布行政法規和規章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員。

　　2、決定與決議的異同。

　　1、相同之處：都是決策性文件；都是上級機關對某些重要事項的處理或重要工作的安排意見；都是下行文，都要求下級機關貫徹執行。

　　2、不同之處：（1）使用范圍不同；（2）形成方式不同；（3）內容不同；（4）格式不同。

　　決定的用途：《國家行政機關公文處理辦法》規定決定適用于對重要事項或者重大行動作出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤消下級機關不適當的決定事項。決定的特點：決定是一種重要的指揮性和約束性公文。黨政機關、社會團體和企事業單位對某些重要事項或者重大行動作出安排，都可以用決定。

　　決定的分類：決定可分為兩類，一類指令性決定，一類是宣告性決定。決定的一般寫法：決定一般由標題、正文、發文機關、發文日期等部分組成。

　　3、公告與通報的異同。

　　第四節文書擬寫基礎知識