秘書技能期末復(fù)習(xí)指導(dǎo) 第一部分基本要求

　　一、文章要素

　　公文與其他文體一樣，也是由一定的要素構(gòu)成的，這就是人們常說的文章“四要素”：材料、主題、結(jié)構(gòu)、語言。

　　1、材料

　　材料是指為某一寫作目的收集、攝取以及寫入文章之中的一系列事實或依據(jù)。

　　材料工作有四個環(huán)節(jié)，即：材料的占有，鑒別，選擇和使用。

　　（1）材料的占有：占有材料有兩條途徑，一是親身經(jīng)歷所獲；一是調(diào)查閱讀所獲。

　　（2）材料的鑒別：鑒別，就是對材料進行分析、比較的研究過程。

　　（3）材料的選擇

　　（4）材料的使用

　　2、主題的概念：所謂主題（主旨、發(fā)文意圖），即作者在說明問題、發(fā)表主張或反映生活現(xiàn)象時，通過文章全部內(nèi)容所表達出來的基本觀點或中心思想。

　　3、結(jié)構(gòu)：對結(jié)構(gòu)的總體要求是：嚴(yán)謹(jǐn)、自然、完整、統(tǒng)一。

　　4、公務(wù)文書運用語言的標(biāo)準(zhǔn)是：準(zhǔn)確、簡潔、平實。

　　二、公文的表達方式

　　通用的表達方式有：敘述、描寫、對話、抒情、議論與說明。公文以實用為目的，故很少使用描寫、對話、抒情，而較多運用敘述、議論、說明等方式。

　　第二章辦公自動化

　　第一節(jié)計算機基礎(chǔ)知識

　　1、計算機由硬件(Hardware)和軟件(Software)兩部分組成。

　　2、硬盤是計算機中最重要的外存設(shè)備。

　　3、聲卡是多媒體計算機的主要組件之一。它包含記錄和播放所需的硬件。

　　4、鍵盤是計算機最主要的輸入設(shè)備，可以進行英文、漢字、數(shù)字等輸入。常見的鍵盤主要有機械式和電容式兩種，現(xiàn)在的鍵盤多是電容式鍵盤。

　　第二節(jié)WINDOWS98窗口操作系統(tǒng)

　　第三節(jié)辦公室常用設(shè)備

　　1、打印機：目前，打印機主要有針式打印機、噴墨打印機和激光打印機。

　　2、數(shù)碼機機：數(shù)碼相機是光、機、電一體化的產(chǎn)品。圖像的數(shù)字化存儲是數(shù)碼相機的特色。數(shù)碼相機有輸出功能、即拍即顯功能和聲音記錄功能等。

　　3、數(shù)碼攝影注意事項。

　　4、數(shù)碼相機的保養(yǎng)。

　　5、靜電

　　復(fù)印機的使用。

　　第四節(jié)計算機網(wǎng)絡(luò)

　　1、計算機網(wǎng)絡(luò)的概念

　　所謂計算機網(wǎng)絡(luò)，就是把分散布置的多臺計算機及專用外部設(shè)備，用通信線路互連，并配以相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)軟件所構(gòu)成的系統(tǒng)。

　　2、計算機網(wǎng)絡(luò)的組成：網(wǎng)絡(luò)大體上由兩部分組成，一是通信子網(wǎng)，二是資源子網(wǎng)。通信子網(wǎng)：負擔(dān)全網(wǎng)數(shù)據(jù)傳輸和通信處理工作。資源子網(wǎng)：包括網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)處理資源和數(shù)據(jù)存儲資源，負責(zé)全網(wǎng)數(shù)據(jù)處理和向網(wǎng)絡(luò)用戶提供資源及網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。

　　3、計算機網(wǎng)絡(luò)的主要特征。

　　4、網(wǎng)絡(luò)的主要功能

　　5、計算機網(wǎng)絡(luò)有多種分類方法：（1）按照傳送數(shù)據(jù)所用的結(jié)構(gòu)和技術(shù)分類：交換網(wǎng)：包括電路交換網(wǎng)、分組交換網(wǎng)；廣播網(wǎng)：包括分組無線網(wǎng)、分組交換網(wǎng)。（2）按照網(wǎng)絡(luò)覆蓋的范圍分類。局域網(wǎng)（LAN-LocalAreaNetwork）：是指那些聯(lián)結(jié)近距離計算機的網(wǎng)，包括辦公室或?qū)嶒炇业木W(wǎng)（十米級網(wǎng)）、建筑物的網(wǎng)（百米級網(wǎng)）、校園網(wǎng)（千米級網(wǎng)）。廣域網(wǎng)(WAN-WideAreaNetwork)：是指實現(xiàn)計算機遠距離聯(lián)結(jié)的網(wǎng)，廣域網(wǎng)有城域網(wǎng)(MAN-MetropolitanAreaNetwork，十公里級)、地區(qū)網(wǎng)或行業(yè)網(wǎng)（百公里級）、國家網(wǎng)（千公里級）甚至洲際網(wǎng)（萬公里級）。（3）按照網(wǎng)絡(luò)的拓撲結(jié)構(gòu)分類，可分為星型網(wǎng)、總線型網(wǎng)、環(huán)型網(wǎng)和樹型網(wǎng)等。（4）按照通信傳輸介質(zhì)發(fā)類，可分為雙絞線網(wǎng)、同軸電纜網(wǎng)、光纖網(wǎng)和衛(wèi)星網(wǎng)等。（5）按照信號頻帶占用的方式分類，可分為基帶網(wǎng)和寬帶網(wǎng)。

　　6、網(wǎng)絡(luò)可提供的服務(wù)。

　　第三章速記基礎(chǔ)

　　第一節(jié)速記的概述

　　一、速記的概念：“速記”，顧名思義，就是快速記錄的意思。速記的特點就是快，速度是速記的靈魂，速記能把語言完整無誤地記錄下來。目前，我國推行的速記方式，是“雙式速記”——“漢字速記”與“拼音速記”。漢字速記就是漢字的快速記錄。它是在已掌握漢字的基礎(chǔ)上來提高記錄速度的。拼音速記是用一些簡單符號和省略方法來記錄語言的。速記是一種采集信息、爭取時間、講求速度、提高效率的現(xiàn)代化書寫技術(shù)。

　　二、速記在秘書工作中的作用

　　1、記錄有聲語言

　　在各種會議中作記錄是秘書經(jīng)常性的工作。會議記錄的主要方法有四種：

　　（1）完全記錄法。

　　（2）精詳記錄法。

　　（3）精要記錄法。

　　（4）補充記錄法。

　　2、記錄無聲語言

　　（1）秘書用速記及時、準(zhǔn)確地摘抄資料，收集、儲備信息，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好工作。

　　（2）秘書用速記起草文稿、草擬發(fā)言提綱和各類公文，能節(jié)省許多寶貴時間，大大提高工作效率。

　　（3）速記記“秘本”。

　　3、速記與錄音機、電腦等現(xiàn)代化技術(shù)工具各具特色，相輔相成。